Institut des Sciences des Plantes de Montpellier (IPSiM)

Informations générales

Vous trouverez dans les rubriques ci-dessous les informations nécessaires à vos missions par tutelles.

Les rubriques vous rappellent des éléments de règlementation, les sites de connexion pour pré-réserver vos hébergements et consulter les sites de réservation pour vos transports et vous guide sur les procédures de remboursement de vos frais de missions.

Demande d'Ordre de Mission pour les AGENTS IPSiM (titulaires et contractuels)

La réglementation interdit de partir en mission sans ordre de mission (OM). A défaut d’avoir demandé dans les temps cet OM, votre déplacement est considéré comme un déplacement personnel. Aucune demande d’OM et/ou de remboursement n’est possible après la mission. Les agents ne sont pas autorisés à acheter eux-mêmes leurs titres de transports (train ou avion). En cas de non-respect de cette règle, vous ne serez pas remboursé de l’achat de vos billets par l’unité. Des exceptions TRÈS RESTREINTES sont possibles mais un courrier justificatif motivant la demande d’exception doit être adressé à l’avance par le directeur de l’unité (et non par vous-même) au service financier de la tutelle concernée qui peut la refuser.

La déclaration de mission est automatiquement envoyée en validation aux gestionnaires de l’UMR. Les délais de rigueur sont les suivants :

  • au minimum 15 jours avant votre date de départ pour un déplacement en France,
  • 1 mois à l’avance pour un déplacement à l’étranger.

Au préalable, en tant qu’agent titulaire ou contractuel IPSiM et quel que soit votre employeur, il est important qu’avant toutes démarches vous vous connectiez à Notilus CNRS (https://esr-cnrs.notilus-pio.cegid.cloud/ : login et mot de passe janus – il faut accepter les popups) et Notilus INRAE (https://esr-inrae.notilus-pio.cegid.cloud) pour enregistrer les informations suivantes :

  • Votre date de naissance
  • Un numéro de téléphone professionnel
  • Votre adresse personnelle (si vous comptez déclarer un départ de votre résidence familiale et non administrative)
  • Votre véhicule personnel et les documents demandés (si vous prévoyez de l’utiliser depuis votre domicile pour vous rendre à la gare, à l’aéroport ou éventuellement et après obtention de la dérogation sur votre lieu de mission)
  • Un contact en cas d’urgence (si vous prévoyez de partir à l’étranger, pays à risques ou non).

Ces informations seront également utiles si vous partez en mission pour un autre laboratoire CNRS ou INRAE.

 

Procédure pour la mise à jour de Notilus => Missions-IPSiM-connexion-notilus-Version-juillet-2023.pdf
Connexion Etamine => https://etamine-connecte.cnrs.fr/

Procédure mission étape par étape =>  2025-03-06-Missions-notice-etape-par-etape.pdf
Procédure mission état de frais => 2025-04-01-Etat-de-Frais-IPSiM-missionnaire.pdf

 Site de réservation des véhicules de services INRAE : (authentification se fait via le LDAP INRAE) pour tous les titulaires :

Pour plus d’information : https://montpellier.intranet.inrae.fr/vie-professionnelle/se-deplacer/reserver-acheter-et-vendre-un-vehicule-de-service/pre-requis-pour-l-utilisation-des-vehicules.

Missions INRAE

Accès à NOTILUS INRAE : https://esr-inrae.notilus-pio.cegid.cloud

=>> Connexion avec login et mot de passe LDAP INRAE.

Ce lien permet d’accéder à vos demandes d’OM, la plateforme de réservation de voyage et d’hébergement et vos notes de frais.

Missions à l’étranger

Quel que soit votre employeur, missions financées sur des crédits INRAE :

 Il est demandé de s’inscrire sur le site Ariane du Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères et de déclarer sa mission. Cet enregistrement est obligatoire pour les missions hors Union Européenne (quel que soit le classement du pays de destination) et vivement recommandé dans la zone UE.

Le mail de confirmation devra être joint à la demande d’ordre de mission (ou transféré au gestionnaire) afin que la mission puisse être validée.

Avant le départ, consulter le site : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/

=>> Circuits de validation pour les missions sur crédits INRAE

Note de service : https://intranet.inra.fr/NS/ns2022-19.pdf?ticket=ST-1501239-xC3dJzxw6desJn72zd5Z-cas

  • les 2 cas de rapatriement
  • les préconisations en matière de sécurité

https://ressources-humaines.intranet.inrae.fr/carriere/mission-et-deplacement/missions-a-l-etranger

Missions CNRS

Missions prises en charge par le CNRS => 10/2023-09-CNRS-missions-FMCAC.pdf

Avant la mission

Informations générales : https://intranet.cnrs.fr/Cnrs_pratique/partir_mission/avant-mission/Pages/default.aspx

 
 Missions à l’étranger : Quel que soit votre employeur, missions financées sur des crédits CNRS

Pour toute mission prévue à l’étranger (tous les pays), chaque agent doit obligatoirement compléter, avant son départ, la déclaration de mission auprès du CNRS dans l’application SAME (Suivi des Agents en Mission à l’Etranger : https://sesame-mae.dsi.cnrs.fr/).

Lorsque la mission est prévue dans un pays à risque, il faut obligatoirement demander, 3 semaines avant le départ, l’avis du Directeur de la sûreté du CNRS.

Une demande n’est considérée comme recevable et donc ne sera traitée que si  :

  •  l’objet du mail de la demande comprend le pays de destination, la date de départ ainsi que le nom du missionnaire,
  •  2 pièces jointes sont fournies : un OM non signé et le tableau Excel au format xls (pas de scan),
  •  les champs obligatoires du formulaire sont remplis et un numéro de téléphone portable utilisable sur le lieu de mission est fourni.

En complément, il est demandé de :

Missions UM

Les agents partant en mission en dehors du territoire de sa commune de résidence personnelle et administrative doivent faire établir au préalable un ordre de mission UM qui sera impérativement signé par l’ordonnateur principal ou délégué dont il dépend à l’exception des ordres de mission à l’étranger pour lesquels le vice-président délégué aux relations internationales a délégation.

Pour les agents de l’UM faisant des missions sur les crédits INRAE ou CNRS, il est impératif de compléter, signer et de transmettre à votre gestionnaire référent le document  :

Missions INSTITUT AGRO

 

  • Ordre de mission en France : information à venir.

 

Textes de référence

Texte de référence pour l’ensemble des fonctionnaires de l’état : décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat

CNRS

Barème de remboursement :

Missions France Missions étranger
Cf ci-dessous

Indemnités journalières de missions temporaires à l’étranger

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000242360

Texte de référence :

Pour les missions, voici les règles sur l’attribution de repas dans BFC :

  • En France : le calcul est effectué sur la résidence familiale/administrative :
    • 1 repas si  « départ » avant 12h
    • 1 repas si  « arrivée » à partir de 20h
  • A l’étranger : le calcul est effectué sur le lieu de mission :
    • 1 repas si « arrivée » avant 12h
    • 1 repas si « départ »  après 17h

A partir du 1er janvier 2020 : Nouveaux taux forfaitaires repas France (JORF n°0238 du 12 octobre 2019)

 

INRAE

Site de référence : https://intranet.inrae.fr/gestionnaires

Missions et frais de déplacement : Note en vigueur : Note de service 2023-46 du 27 juin 2023. Définition de la politique voyage et des modalités de prise en charge des frais de déplacement au sein d’INRAE  :  https://intranet.inra.fr/NS/ns2023-46.pdf

Barème de remboursement :